Arbeitszeitkonto in Excel führen

Der Aufbau: drei Blöcke auf einem Blatt

Ein Arbeitszeitkonto scheitert selten an den Formeln und fast immer an der Struktur. Bewährt hat sich ein Monatsblatt je Person mit drei klar getrennten Bereichen — Kopf, Tagestabelle, Auswertung. Alles, was später kopiert wird, muss in allen Monaten an derselben Stelle stehen.

• Kopfbereich (Zeilen 1–4): Name, Monat als echtes Datum (z. B. 01.09.2026), Wochenarbeitszeit, Tagessoll, Startsaldo aus dem Vormonat.
• Tagestabelle (ab Zeile 7): je Kalendertag eine Zeile mit Datum, Wochentag, Beginn, Ende, Pause, Ist, Abwesenheitskürzel, Tagessoll und Tagesdifferenz.
• Auswertung (rechts oder unten): Monats-Soll, Monats-Ist, Monatsdifferenz, Endsaldo — und eine Ampel, die bei Überschreiten der vereinbarten Grenzen anspringt.

Das Datum in Spalte A entsteht am besten aus dem Monatskopf: In A7 steht =$B$2, in A8 dann =A7+1, nach unten kopiert. Der Wochentag folgt mit dem Zahlenformat TTT auf dieselbe Zelle — so bleibt der Wert ein Datum und lässt sich weiterrechnen, statt zu Text zu werden.

Sollstunden: die Zahl, an der sich alles bricht

Das Ist ist unstrittig, das Soll selten. Für eine gleichmäßig auf fünf Tage verteilte Woche genügt der einfache Weg über die Arbeitstage des Monats:

Der vierte Fall ist der häufigste und wird am häufigsten falsch gelöst: Wer montags zehn und freitags vier Stunden arbeitet, kann sein Tagessoll nicht aus einem Durchschnitt ableiten. Legen Sie dafür eine kleine Zweispaltentabelle an — Wochentagsnummer und Stunden —, benennen Sie sie Profil und holen Sie den Wert per SVERWEIS. Die Feiertagsliste stammt aus demselben benannten Bereich, den auch die bedingte Formatierung nutzt; wie sie aufgebaut wird, zeigt der Beitrag zu Feiertagen in Excel.

Ist-Stunden und Tagesdifferenz

Die Ist-Stunden entstehen aus Beginn, Ende und Pause. Damit Nachtschichten nicht negativ werden, führt der Weg über REST; die Details dazu stehen im Beitrag Arbeitsstunden korrekt summieren. Für das Konto brauchen Sie zusätzlich die Umrechnung in Dezimalstunden, weil erst dort die Differenz negativ werden darf:

Die Spaltenbuchstaben sind Beispiele; entscheidend ist die Reihenfolge: erst Zeitwert, dann Dezimalwert, dann Differenz. Wer die Differenz direkt aus Zeitwerten bildet, landet unweigerlich beim Rautenproblem des nächsten Abschnitts.

Der häufigste Stolperstein: negative Salden

Sobald jemand weniger gearbeitet hat als vereinbart, soll in der Zelle ein Minus stehen. Im Standard-Datumssystem von Excel kann eine als Zeit formatierte Zelle aber keinen Wert unter null darstellen — sie zeigt stattdessen eine Reihe von Rauten. Es gibt zwei Auswege, und nur einer davon ist für ein Arbeitszeitkonto zu empfehlen.

Der dritte Weg taucht in vielen kursierenden Vorlagen auf und ist die typische Ursache dafür, dass am Jahresende die Summe nicht mehr stimmt. Wer Dezimalstunden verwendet, umgeht das Problem vollständig — und bekommt nebenbei das Format, das Lohnbuchhaltungen ohnehin erwarten.

Übertrag von Monat zu Monat

Ein Arbeitszeitkonto ist erst dann eines, wenn der Saldo weiterläuft. Dafür genügen zwei Zellen je Monatsblatt:

• Startsaldo (z. B. B5): verweist auf den Endsaldo des Vormonatsblatts, etwa =August!F2. Im ersten Monat steht dort der Wert, mit dem das Konto eröffnet wurde.
• Endsaldo (z. B. F2): =B5+SUMME(J7:J37) — Startsaldo plus alle Tagesdifferenzen.

Kopieren Sie ein fertiges Monatsblatt für den Folgemonat und ändern Sie nur zwei Dinge: das Monatsdatum im Kopf und den Verweis des Startsaldos. Alles andere rechnet sich neu, weil sämtliche Formeln auf dem Monatsdatum aufsetzen. Voraussetzung ist, dass die Blätter strukturgleich bleiben — deshalb gehört der Startsaldo an eine feste Adresse und nicht an eine Stelle, die je nach Monatslänge verrutscht.

Abwesenheiten richtig buchen

Der zweithäufigste Fehler nach dem Rautenproblem: An Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen wird null Ist eingetragen, das Soll bleibt aber stehen — und das Konto rutscht Monat für Monat weiter ins Minus. Richtig ist, an diesen Tagen das Tagessoll als Ist gutzuschreiben, sodass die Tagesdifferenz null ergibt.

Mit einem Kürzel in einer eigenen Spalte lässt sich das in einer Formel abbilden: =WENN(ODER(K7="U";K7="K";K7="F");I7;G7*24) — bei Urlaub, Krankheit oder Feiertag wird das Tagessoll übernommen, sonst der tatsächliche Wert. Die Kürzel selbst legen Sie über die Datenüberprüfung als Dropdown fest, damit sich keine Schreibvarianten einschleichen. Wie eine Jahresmatrix für Abwesenheiten daneben aussieht, zeigt der Beitrag Urlaubsplaner in Excel bauen.

Grenzen setzen — und die Grenzen von Excel kennen

Viele Betriebe vereinbaren einen Korridor, innerhalb dessen sich das Konto bewegen darf, etwa plus 40 und minus 20 Stunden. In Excel lässt sich das als Ampel abbilden: eine bedingte Formatierung auf die Endsaldo-Zelle mit zwei Regeln — Zellwert größer als der Höchstwert, Zellwert kleiner als der Mindestwert. Die Grenzen selbst gehören in benannte Zellen, nicht in die Regel selbst, sonst muss bei jeder Änderung die Formatierung angefasst werden.

Was die Tabelle dagegen nicht kann, ist die arbeitszeitrechtliche Prüfung. Nach § 3 ArbZG beträgt die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden; sie darf auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Genau dieser Ausgleichszeitraum ist der eigentliche Zweck eines Arbeitszeitkontos — und eine Formel, die ihn rollierend prüft, wird in Excel schnell unübersichtlich. Hinzu kommen die elfstündige Ruhezeit nach § 5 ArbZG und die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG samt zweijähriger Aufbewahrung. Eine Tabelle summiert Stunden; sie warnt nicht.

Solange ein kleines, stabiles Team plant, trägt das Konto in Excel zuverlässig. Sobald Schichten getauscht werden, mehrere Standorte zusammenlaufen oder geplante und tatsächlich erfasste Zeit verbunden werden sollen, wächst der Pflegeaufwand schneller als der Nutzen. Wann der Wechsel sich rechnet, klärt der Beitrag Excel-Vorlage oder App.

Weiterlesen

Die Rechenlogik hinter den Ist-Stunden steht im Beitrag Arbeitsstunden korrekt summieren, die Feiertagsliste im Beitrag zu Feiertagen im Dienstplan. Fertige Arbeitsmappen finden Sie in der Vorlagenübersicht, den passenden Monatsplan unter Monatsplan als Excel-Vorlage.