Dienstplan Wochenplan
28 vorbereitete Zeilen, Netto-Stundenformeln, Statusauswahl und Hinweisseite.
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Alle Dienstplan-Vorlagen
Generische und branchenspezifische Dateien für Bearbeitung, Import und Ausdruck - ohne Registrierung.
Direkte Antwort
Die Vorlagensammlung deckt drei Bearbeitungswege ab: XLSX für Formeln und Eingabelisten, CSV für offene Importe und PDF für den finalen Aushang. Für kleine Teams ist die Wochenvorlage der beste Start; Schichtbetriebe nutzen die 3-Schicht-Matrix, Filialen häufig den Monatsplan.
Alle Excel-kompatiblen Downloads
3-Schichtplan
Früh-, Spät- und Nachtschicht mit Codes, Dropdowns und Wochenstunden.
HerunterladenDienstplan Monatsplan
31-Tage-Matrix für 18 Mitarbeitende mit Schichtcodes und Versionsfeld.
HerunterladenUrlaubsplan
Urlaubskonten mit Anspruch, Übertrag, genommenen und verbleibenden Tagen.
HerunterladenWochenplan ohne Formeln
Schlankes UTF-8-Format für Excel, LibreOffice und Google Sheets.
Herunterladen3-Schichtplan zum Import
Einfache Schichtmatrix mit F/S/N/Frei-Codes.
HerunterladenWochenplan A4
Druckbarer Wochenplan für drei Einträge je Wochentag.
Herunterladen3-Schichtplan A4
Querformat mit 16 Mitarbeiterzeilen und Schichtlegende.
HerunterladenMonatsplan A3
Große 31-Tage-Matrix für den betrieblichen Aushang.
HerunterladenNachprüfbar
Quellen und Methodik
Methodik: Downloads wurden mit Beispielwerten, Formeln und visueller Prüfung erstellt.
Quellen zuletzt geprüft am 19. Juli 2026. Rechts- und Steuerinformationen sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.
Vorlagen für neun Betriebstypen
Gastronomie
Service, Küche, Bar und Schichtleitung
Einzelhandel
Verkauf, Kasse, Lager und Filialleitung
Pflege
Fachkraft, Assistenz, Betreuung und drei Schichten
Ambulante Pflege
Touren, Qualifikationen und Rufbereitschaft
Hotellerie
Rezeption, Housekeeping, Service und Night Audit
Logistik
Wareneingang, Pick/Pack, Verladung und Leitstand
Gebäudereinigung
Objekte, Teams, Zeitfenster und Springer
Sicherheitsdienst
Objekte, Einsatzrollen und Intervention
Arztpraxis
Empfang, Assistenz, Labor und Telefon
Welche Vorlage passt zu welchem Betrieb?
Die Wahl hängt weniger vom Geschmack ab als von drei Merkmalen des Betriebs: wie viele Personen geplant werden, wie oft sich der Plan nach der Veröffentlichung noch ändert und ob am Ende nur eingeteilt oder auch gerechnet werden muss.
| Betriebssituation | Passende Datei | Warum sie trägt | Wo sie an die Grenze kommt |
|---|---|---|---|
| Kleines Team, eine planende Person, stabile Woche | Wochenplan XLSX | Netto-Stundenformeln, Statusauswahl und eine Hinweisseite in einer Mappe. Eine Datei, ein Verantwortlicher, kein Abstimmungsaufwand. | Sobald zwei Personen gleichzeitig ändern, entstehen konkurrierende Fassungen. |
| Durchgehender Betrieb mit Früh, Spät und Nacht | 3-Schichtplan XLSX | Die Besetzungsmatrix mit Codes zeigt Lücken auf einen Blick, statt sie in Zeilen zu verstecken. | Die Ruhezeit zwischen zwei Schichten prüft die Datei nicht – das bleibt Handarbeit. |
| Filiale oder Station mit Monatsübersicht | Monatsplan XLSX | 31 Tagesspalten für bis zu 18 Mitarbeitende mit Schichtcodes und Versionsfeld. Gut für Urlaubskoordination und Vertretungsplanung. | Auf dem Telefon praktisch unlesbar; für Detailzeiten zu grob. |
| Urlaubskoordination über das Jahr | Urlaubsplan XLSX | Anspruch, Übertrag, genommene und verbleibende Tage in einer nachrechenbaren Tabelle. | Anträge, Genehmigungen und Ablehnungen laufen weiterhin außerhalb der Datei. |
| Eigenes System, Import oder Weiterverarbeitung | CSV | Offenes Format ohne Formatierungsballast, mit Semikolon und UTF-8 direkt Excel-tauglich. | Keine Formeln, keine Dropdowns, keine Gestaltung. |
| Neun typische Branchen mit eigenen Rollen | Branchenvorlage XLSX oder CSV | Teams, Rollen und Beispielschichten sind bereits auf den Betriebstyp zugeschnitten, inklusive Anleitungsblatt. | Die Beispieldaten müssen konsequent durch echte ersetzt werden. |
Wie füllt man die Excel-Vorlage richtig aus?
Die Reihenfolge entscheidet über die Qualität des Ergebnisses. Wer mit Namen beginnt, plant Personen statt Bedarf – und merkt zu spät, dass eine Schicht unbesetzt bleibt.
- 1
Kopfbereich ausfüllen
Betrieb, Planzeitraum, Versionsnummer, Erstellungsdatum und verantwortliche Person eintragen. Diese fünf Angaben entscheiden später, welche Fassung gilt.
- 2
Bedarf vor Namen festlegen
Zuerst je Tag und Zeitfenster notieren, wie viele Personen mit welcher Funktion gebraucht werden. Erst danach Namen zuordnen.
- 3
Zeiten in getrennte Felder schreiben
Beginn, Ende und Pause gehören in eigene Spalten. Ein Schichtkürzel allein ist keine Zeitangabe, und ein pauschaler Pausenabzug stimmt selten.
- 4
Formeln prüfen statt überschreiben
Die Netto-Stundenspalte rechnet automatisch. Wer dort einen festen Wert einträgt, zerstört die Berechnung für alle folgenden Zeilen – Eingaben gehören in die gelb hinterlegten Felder.
- 5
Summen gegen den Vertrag stellen
Die Wochen- oder Monatssumme je Person mit der vertraglichen Arbeitszeit vergleichen. Teilzeitkräfte gesondert betrachten, weil ein Durchschnitt hier nichts aussagt.
- 6
Konflikte durchgehen
Doppelbelegungen, Ruhezeiten zwischen zwei Schichten, fehlende Qualifikationen und die faire Verteilung von Wochenenddiensten kontrollieren.
- 7
Version festschreiben und verteilen
Die freigegebene Fassung als schreibgeschützte Kopie oder PDF verteilen und die Arbeitsdatei behalten. So kursiert nicht jede Zwischenfassung im Team.
Wann lohnt der Wechsel von der Vorlage zur Software?
Eine Vorlage ist nicht schlechter als eine Software – sie löst eine andere Aufgabe. Sie erzeugt einen Plan. Sie verwaltet aber keinen Prozess. Der Wechsel lohnt sich, sobald mehrere der folgenden Punkte zutreffen:
- Es kursieren regelmäßig mehrere Dateiversionen, und niemand kann sicher sagen, welche gilt.
- Schichttausch, Krankmeldungen und Urlaubsanträge laufen über Chat, Telefon oder Zettel und werden nachträglich in die Datei übertragen.
- Mehr als eine Person soll planen dürfen – ohne dass die Datei hin- und hergeschickt wird.
- Der Betrieb hat mehrere Standorte, und dieselbe Person darf nicht unbemerkt doppelt eingeplant werden.
- Geplante und tatsächlich geleistete Zeit sollen zusammengeführt werden, statt in zwei getrennten Dateien zu leben.
- Änderungen müssen zuverlässig bei der betroffenen Person ankommen, nicht nur im Aushang stehen.
Für die reine Einteilung genügt die Tabelle. Sobald es um Rückmeldungen, Rechte, Benachrichtigungen und Ist-Zeiten geht, arbeitet man gegen das Werkzeug statt mit ihm.
Fragen aus der Praxis
Häufige Fragen
Welches Format lässt sich am leichtesten ändern?
XLSX. Die Arbeitsmappen enthalten Formeln, Eingabelisten und eine Hinweisseite. CSV ist offener, aber ohne Formatierung und Berechnung; PDF ist für den unveränderlichen Ausdruck gedacht.
Welche Vorlage passt für ein kleines Team?
Die Wochenplan-Arbeitsmappe. Sie deckt sieben Tage mit Zeiten, Pause, Rolle und Status ab und rechnet die Nettostunden je Person automatisch.
Darf ich die Vorlagen betrieblich anpassen?
Ja. Rollen, Zeiten, Zeilen, Spalten und Schichtcodes sind ausdrücklich als Ausgangspunkt gedacht. Eine Registrierung oder Namensnennung ist nicht erforderlich.
Sind die Formeln geschützt?
Nein. Die Dateien bleiben vollständig bearbeitbar. Legen Sie vor größeren Umbauten eine Kopie an, damit die Netto-Stundenberechnung nicht versehentlich überschrieben wird.
Funktionieren die Dateien auch in LibreOffice oder Google Sheets?
Die Arbeitsmappen nutzen einfache Standardformeln und Datenlisten und sollten sich in aktuellen Excel-Versionen sowie weitgehend in LibreOffice Calc öffnen lassen. Beim Import in Google Sheets können Formatierungen abweichen.
Wann sollte man von der Vorlage auf eine Software wechseln?
Sobald mehrere Dateiversionen kursieren, Tausch und Abwesenheiten nebenher organisiert werden, mehrere Standorte im Spiel sind oder geplante und erfasste Zeiten zusammengeführt werden sollen.
Redaktioneller Hinweis: Betreiber dieser Website ist die Kalibytes GmbH. Produkt-, Preis- und Bewertungsangaben zu Aplano werden anhand der verlinkten Anbieter- und Drittquellen geprüft. Die Einordnung ist auf den Nutzen für Dienstplanungsteams ausgerichtet.