Rechtslage rund um den Excel-Dienstplan

Aufzeichnungspflichten: Was heute schon dokumentiert werden muss

Unabhängig vom Planungswerkzeug bestehen mehrere gesetzliche Dokumentationspflichten. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für geringfügig Beschäftigte sowie für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen verlangt § 17 MiLoG zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Das Gericht knüpft damit an das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18) an, das ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit fordert. Eine bestimmte elektronische Form schreibt das geltende Recht bislang nicht vor; der Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung vom Juni 2026 ist ein Gesetzesvorhaben und noch kein geltendes Recht.

Für die Arbeit mit Excel folgt daraus eine klare Trennung: Der Dienstplan dokumentiert Soll-Zeiten, die Arbeitszeiterfassung dokumentiert Ist-Zeiten. Wer beides in derselben Tabelle führt, sollte Abweichungen — späterer Beginn, längere Pause, früheres Ende — konsequent nachtragen, sonst verliert die Aufzeichnung ihren Beweiswert.

Vorlauf, Änderung und Mitbestimmung

Eine allgemeine gesetzliche Frist, wie weit im Voraus ein Dienstplan auszuhängen ist, existiert nicht. Eine Ausnahme gilt bei Arbeit auf Abruf: Nach § 12 TzBfG müssen Beschäftigte die Lage ihrer Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus erfahren, sonst sind sie zur Arbeitsleistung nicht verpflichtet. In der Praxis haben sich darüber hinaus feste Vorlaufzeiten von zwei bis vier Wochen bewährt, weil sie Tauschwünsche, Abwesenheiten und Vertretungen planbar machen.

Besteht ein Betriebsrat, sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig; das gilt auch für kurzfristige Planänderungen und vorübergehende Verlängerungen oder Verkürzungen der betriebsüblichen Arbeitszeit. Ein Excel-Plan sollte deshalb einen erkennbaren Freigabestand haben: Wer hat wann welche Fassung freigegeben, und welche Änderung kam danach? Ohne dieses Minimum an Änderungsdokumentation lässt sich im Streitfall kaum belegen, welcher Plan galt.