Dienstplan Wochenplan
28 vorbereitete Zeilen, Netto-Stundenformeln, Statusauswahl und Hinweisseite.
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Dienstplan Excel Vorlage kostenlos
Eine praxistaugliche Wochenliste mit Formeln statt einer leeren Tabelle.
Direkte Antwort
Die Excel-Wochenvorlage enthält Datum, Wochentag, Mitarbeitende, Rolle, Beginn, Ende, Pause, automatisch berechnete Netto-Stunden, Standort, Status und Notiz. Vier Zeilen pro Tag erlauben 28 Schichteinträge; zusätzliche Zeilen können in Excel kopiert werden.
Wochenplan ohne Formeln
Schlankes UTF-8-Format für Excel, LibreOffice und Google Sheets.
HerunterladenAufbau der Arbeitsmappe
Eingaben
Gelb markierte Felder nehmen Rollen, Zeiten, Pausen, Standort, Status und Notizen auf.
Formel
Netto-Stunden berücksichtigen auch eine Schicht über Mitternacht. Prüfen Sie dennoch Pausenabzug und betriebliche Regeln.
Freigabe
Der Status unterscheidet Entwurf, freigegeben und geändert. Das ersetzt keinen Änderungslog, schafft aber Mindestklarheit.
Hinweise
Ein zweites Tabellenblatt beschreibt Einführung, Grenzen und Quellen.
Was ein guter Dienstplan enthalten muss
Ein Dienstplan ist die verbindliche Zuordnung von Personen zu Arbeitszeiten für einen definierten Zeitraum. Damit eine Excel-Vorlage diesen Zweck erfüllt, sollte jede Schichtzeile mindestens folgende Angaben tragen:
- Datum und Wochentag — eindeutig, nicht nur „Montag“, damit Wochen nicht verwechselt werden.
- Name und Rolle — wer arbeitet, und in welcher Funktion; bei qualifizierten Tätigkeiten zusätzlich die Qualifikation.
- Beginn, Ende und Pause — als echte Zeitwerte, damit Netto-Stunden automatisch berechnet werden können.
- Status und Version — Entwurf, freigegeben oder geändert, inklusive Freigabedatum und verantwortlicher Person.
- Standort oder Bereich — sobald mehr als ein Einsatzort existiert, verhindert ein eigenes Feld Doppelplanungen.
Fehlt eine dieser Angaben, entstehen die typischen Folgeprobleme: unklare Zuständigkeiten, falsche Stundensummen oder parallel kursierende Planstände. Welche Fehler dabei am häufigsten auftreten, zeigt der Beitrag Die häufigsten Fehler in Excel-Dienstplänen.
Arbeitszeitregeln beim Ausfüllen im Blick behalten
Die Vorlage rechnet Stunden, prüft aber keine gesetzlichen Grenzen. Beim Ausfüllen sind vor allem drei Regeln des Arbeitszeitgesetzes zu beachten: die werktägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, verlängerbar auf zehn Stunden nur mit Ausgleich (§ 3 ArbZG), die Ruhepausen von 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG) sowie die ununterbrochene Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden zwischen zwei Diensten (§ 5 ArbZG). Gerade der letzte Punkt ist in einer Wochenliste leicht zu übersehen, weil er sich über zwei Zeilen erstreckt.
Wichtig ist außerdem die Abgrenzung: Der Dienstplan dokumentiert Soll-Zeiten und ersetzt keine Arbeitszeiterfassung. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, die tatsächliche Arbeitszeit systematisch zu erfassen; für Minijobs verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung binnen sieben Kalendertagen mit zwei Jahren Aufbewahrung. Details fasst unsere Rechtslage zusammen.
Vorlauf und Änderungen organisieren
Eine allgemeine gesetzliche Frist für den Aushang des Dienstplans gibt es nicht; bewährt haben sich zwei bis vier Wochen Vorlauf. Bei Arbeit auf Abruf gilt allerdings § 12 TzBfG: Die Lage der Arbeitszeit muss mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden. Besteht ein Betriebsrat, sind Lage und Verteilung der Arbeitszeit nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig — auch bei kurzfristigen Änderungen. Nutzen Sie deshalb das Status- und Versionsfeld der Vorlage konsequent: Jede Änderung nach Freigabe sollte erkennbar und den Betroffenen aktiv mitgeteilt sein.
Nachprüfbar
Quellen und Methodik
Methodik: Die Datei wird als Arbeitsmittel beschrieben; eine rechtliche Einzelfallprüfung wird nicht simuliert.
- Arbeitszeitgesetz, insbesondere §§ 3 bis 5 ArbZG.
- Teilzeit- und Befristungsgesetz § 12 zur Arbeit auf Abruf und Mindestlohngesetz § 17 zur Aufzeichnungspflicht.
- Bundesarbeitsgericht 1 ABR 22/21, Beschluss vom 13.09.2022.
- Aplano Dienstplanung und Preise.
Quellen zuletzt geprüft am 31. Juli 2026. Rechts- und Steuerinformationen sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.
Fragen aus der Praxis
Häufige Fragen
Wie berechnet die Vorlage Nachtschichten?
Die Formel nutzt die Differenz zwischen Beginn und Ende modulo 24 Stunden und zieht die Pause ab.
Kann ich mehr als vier Personen pro Tag planen?
Ja. Kopieren Sie eine vorhandene Zeile samt Formel und passen Sie das Datum an.
Ist der Plan mobil gut nutzbar?
Zum Ansehen bedingt. Für Rückmeldungen, Tausch und stets aktuellen mobilen Zugriff ist Aplano zweckmäßiger.
Ersetzt die Vorlage die Arbeitszeiterfassung?
Nein. Der Dienstplan enthält Soll-Zeiten. Die tatsächliche Arbeitszeit muss nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) separat erfasst werden; für Minijobs gilt zusätzlich § 17 MiLoG.
Wie weit im Voraus sollte der Dienstplan stehen?
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Frist nur bei Arbeit auf Abruf: mindestens vier Tage nach § 12 TzBfG. In der Praxis haben sich zwei bis vier Wochen Vorlauf bewährt.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Redaktioneller Hinweis: Betreiber dieser Website ist die Kalibytes GmbH. Produkt-, Preis- und Bewertungsangaben zu Aplano werden anhand der verlinkten Anbieter- und Drittquellen geprüft. Die Einordnung ist auf den Nutzen für Dienstplanungsteams ausgerichtet.